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北京展会策划公司介绍展会策划的内容

来源:华阳恒通 浏览量:- 日期:2021-10-08 10:10:11

展会策划即展会立项策划,根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容, 主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。

北京展会策划

会展策划的主要内容有哪些?北京展会策划公司来为您介绍:

一、市场调研

不同的展会有不同的主办方和承办方,有的是政府机构主导,有的是民间组织发起,不同的展会活动有不同的影响力,不同的展位的价格是怎样,现场人流量有多少,参与企业有多少家,要对不同的展会做好市场调研,选择效果最好的几家展会去参加就可以了。

值得一提的是,有些展会对于参与企业的资质审核会特别久,需要提前半年甚至一年做好商务洽谈并提交相关材料,这些是需要特别注意的。

二、制定方案

确定参与展会后,就需要制定详细的活动方案,包括参展活动的主题、流程、目的、时间、参展范围、展示品、会展活动、布置方案、差旅方案、现场人员、预算、宣传通稿等。

在活动流程上,要根据预算合理安排,比如在汽车展上企业就可以安排汽车摄影展览、车模走秀、试乘试驾、门票抽奖、汽车知识有奖问题、网红表演等。除此之外,还可以安排商务洽谈、招商引资、高峰论坛、新款车型展示、性能展示等环节。

三、确定人员并培训

根据活动规模选择具体要带的人数,比如小型展位,带3人左右即可,一个领导+两名员工,分别负责物料摆放、商务接待、合作洽谈等事宜,但如果展位较大,还准备了其他环节,就要多带一些人员,去负责不同的事务。另外,对于展会现场的接待和咨询,要对员工做好专门的话术培训,展现更好的企业形象。

四、物料准备

制作好相关海报、准备易拉宝、X展架、横幅、彩球、宣传手册、名片、DM单、展会宣传片、招商手册、客户参展邀请函、企业会刊、登记手册、参展产品等,如果要布置舞台,还要准备相应的配套设施如灯光、音响、摄像头、耳麦等,还要邀请表演人员和主持人。

五、展台布置及展示

对于企业来说,展会是一个很好的进行产品展示、吸纳经销商、寻求合作的平台,所以就算展会行业越发不景气,但依然有部分企业会花费几十万甚至上百万预算去参加展会。在展会现场,大部分企业的布置方式较为传统,一张咨询台,然后摆放好货架展示产品,在摆放几张桌椅方便客户过来进行商谈,还有就是将各类小礼品醒目的摆放在咨询台上,方便发放给前来参展的游客(前提是扫码关注公众号)。

小型展位的布置大概就是如此,而那些大型展位就比较丰富和具体了,比如服装展上,有些品牌会安排T台,请一些国内外模特定时展示品牌的当季流行新品,还会设置一些VR选款机,方便顾客预览自己穿上某件款型的具体效果,然后还有安排取景框,方便游客和高挑的美女模特合影,总之,具体展位的布置要看方案如何设置。

六、商务洽谈

涉及到商务洽谈环节,要做好相关的接待工作,比如核心客户过来,是否要安排相应的差旅和住宿饮食,然后现场的话,要涉及到登记、咨询、引导、客户接送等服务,对于其他潜在客户,也要做好相应的商务礼仪,由企业高层出面会见和洽淡,发放好企业相关的纪念品等。

七、媒体宣传

一方面,展会本身会通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等渠道对展会进行多方面的预热,那么企业可以通过与组委会达成合作,在宣传通稿、展览资料中进行品牌露出,达到预热的宣传效果。另一方面,企业可以通过自己的渠道去进行预热,比如公众号、搜狐号、新浪微博等自媒体,另外还可以寻找当地的生活媒体开展宣传合作进行推广,比如在深圳的展会就可以寻找深圳在线、深圳本地宝、深圳吃喝等自媒体。

在展会参加时、结束后,都可以通过以上方式进行跟进报道,进行企业和品牌的宣传,对活动亮点、现场人气、客户认可、合作开展等方面进行阐述,树立企业良好形象。

八、活动预算

参加展会的整个预算要看具体活动方案的大小,有的企业可能花费几万元就搞定了,而有的企业则会花费几十万甚至上百万。会展活动的预算主要包括以下几个方面:展位费用、交通出行、参展礼品、特色活动、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动物料采购、媒体宣传费等。

九、活动评估和复盘

会展活动结束后,要对活动整体进行数据整理和总结,比如接待了多少客户、联系到了多少潜在客户、微信公众号涨粉数、媒体发稿数量、品牌露出数据、会展活动软文阅读数等,都要做好记录并存档,然后对活动的整体效果进行总结,寻求可优化的方案,方便下次呈现出更好的展会效果。

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